софтуер за управление на човешките ресурси

Значимостта на онбординг процеса и възможността за автоматизация

Като ръководител на HR отдел в средна по големина компания, София осъзнава значимостта на онбординг процеса за задържането на нови служители.

В проучване на NorthPass тя попада на статистика, която сочи, че компаниите със структурирана организационна социализация декларират 60% подобрение на приходите на годишна база. За разлика от това, негативният опит на новопостъпилите увеличава двукратно вероятността да потърсят ново работно място.

София и нейният екип са активни потребители на Hydrogen. Те повишиха производителността на служителите в компанията си с Employee Recognition програма. Сега им предстои да използват софтуера за управление на човешките ресурси, за да:

  • спестят време от административни задачи
  • подобрят интегрирането на нови служители

Традиционен онбординг и автоматизация със софтуер за управление на човешките ресурси

Стандартният онбординг (onboarding), познат като организационна социализация, има няколко основни недостатъка за HR отдела на София.

Обработката на документи е времеемък процес и забавя интегрирането на новия служител в компанията. Допускането на грешки при ръчно въвеждане на данни оказва влияние на финансови операции като превод на заплати и на спазването на законови изисквания.

Автоматизацията при онбординга на нови служители със софтуер за управление на човешките ресурси помага за организирането на процеса. Така София може да забележи липсата на последователност и пропуски при предаването на информация.

Не на последно място, екипът ѝ иска да проследява организационната социализация. В противен случай се сблъскват с пречки в комуникация между служителите и пропускат важни стъпки.

софтуер за управление на човешките ресурси

Ефективен онбординг с Hydrogen – софтуерът за управление на човешки ресурси

Лесно въвеждане на информация за служителите

При назначаването на нов служител, София въвежда основната информация за него в модула ‘Organization’. Тя избира ‘Employees’ от падащото меню. Натиска ‘Create Person’ и регистрира новия член на екипа в регистъра със служители.

В досието тя попълва данни като:

  • Имена на служителя
  • Имейл адрес
  • Служебен телефонен номер
  • Адрес
  • Рожденна дата
  • Допълнителни детайли

Информацията в досието на служителите се допълва с развитието им на работното място.

Автоматизирано обучение на служителите. Запознаване с работните процеси

София и екипът ѝ преминават към споделяне на информация, необходима на новия служител. С ‘Initialize employee’ те активират изпращането на автоматизирана поредица от имейли.

Екипът предварително създава съдържанието на имейлите и определя тяхната последователност в ‘Notification Types’ от модул ‘Settings’. Когато създават нов тип известие (Notification Type), те дефинират:

  • Област, към който спада (Area)
  • Вътрешно наименование
  • Тип известие (Alert Types)
    • Имейл
    • Изкачащо известие /уеб сайт/
  • Заглавие
  • Съдържание
  • Допълнителни детайли

Hydrogen разполага с текстов редактор, който позволява на потребителите да форматират имейлите, да добавят активни връзки, медия файлове, таблици и други.

Назначаване на служебни активи на (нов) служител

При необходимост HR експертите в компанията могат да зачисляват служебна техника и други офис активи от модула ‘Assets’.

От падащото меню избират ‘Assets’, за да разгледат регистъра с налични активи. Oтварят записа с информация за монитор Fujitsu и натискат бутона ‘Create Asset Assignment’ в секция ‘Assignments’. Въвеждат:

  • Област, към която спада активът
  • Състояние на предмета
  • Човек, на когото се назначава
  • Локация на служителя
  • Дата на назначаване
  • Допълнителни коментари

Ползите от автоматизиран онбординг със софтуер за управление на човешките ресурси

Според София и екипът ѝ добре организираният онбординг определя ритъма на по-нататъшното развитие на служителите.

Автоматизирането на административните задачи с Hydrogen им позволява да се съсредоточат върху интеграцията на нови служители.

От друга страна служителите могат да започнат работа по-бързо, тъй като софтуерът за управление на човешките ресурси им предоставя достъп до работни файлове и системи.

Гъвкавостта на Hydrogen дава възможност на София да адаптира работните процеси към навиците на екипа си. Така тя намалява повтараямите задачи и свежда до минимум грешките.

А за новопостъпващите служители екипът ѝ може да култивира чувство за принадлежност чрез персонализиран онбординг въз основа на ролята, отдела и индивидуалните им нужди.

А вие как бихте автоматизирали онбординг процеса си? Заявете безплатно демо, на което да обсъдим вашите идеи.